Asistentes Ejecutivos 

Los Asistentes Ejecutivos son la mano derecha de políticos y ejecutivos de cualquier tipo de empresa, ya que les proporcionan apoyo directo, gestionan sus agendas y se encargan de sus citas. Además, planifican, organizan, coordinan y controlan todas las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos.

A diferencia de un Asistente Administrativo, los Asistentes Ejecutivos ofrecen asesoramiento y orientación profesional, además de llevar a cabo sus tareas administrativas. También pueden actuar como representantes del ejecutivo para el cual trabajan al actuar en su nombre frente a terceros u otras organizaciones y coordinando las actividades de relaciones públicas cuando sea necesario.

Debemos recalcar que el término “Secretaria” ha sido lentamente reemplazado por “Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente, como un término inadecuado y anticuado.

Funciones: 

A continuación, las funciones más comunes de un Asistente Ejecutivo:

• Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz:
• Responder requerimientos, preparar los documentos necesarios y realizar el seguimiento correspondiente.
• Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de los ejecutivos para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o soluciones.

• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes:
• Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.
• Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
• Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
• Actualizar y mantener las listas de contacto existentes.

• Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos:
• Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
• Entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.

• Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones.